Documentos que te va a pedir el instalador para tramitar la ayuda

Dos de estos documentos hay que conseguirlos antes de que empiece la obra, y son los que hacen perder la ayuda cuando faltan: el certificado energético previo y la solicitud presentada. El resto se reúnen durante y después, y son trámite.

Esta es la lista completa, separada por el momento en que hace falta cada cosa. Crea una carpeta digital el primer día y ve guardando: reconstruir esto seis meses después, con el instalador ya cobrado, es una pesadilla evitable.

Antes de la obra

Documento	Dónde se consigue	Coste
Certificado de eficiencia energética previo, registrado	Técnico competente	80 € – 200 €
Solicitud de la subvención presentada, si la convocatoria la exige antes de empezar	Sede electrónica de tu comunidad autónoma	0 €
DNI o NIE del solicitante	—	—
Acreditación de la titularidad: nota simple del Registro, escritura o recibo del IBI	Registro de la Propiedad o tu propio recibo	0 € – 15 €
Referencia catastral	Sede del Catastro, gratis	0 €
Certificado de estar al corriente con Hacienda y Seguridad Social	Sede electrónica de la AEAT y de la Seguridad Social	0 €
Certificado de titularidad de la cuenta bancaria	Tu banco, por la app normalmente	0 €
Declaración responsable de no haber recibido otras ayudas incompatibles	Modelo de la propia convocatoria	0 €
Presupuesto detallado por partidas, con marca y modelo del equipo	Tu instalador	0 €
Documentación del sistema anterior, si se sustituye	Factura o ficha de la caldera antigua	0 €

Los dos primeros son los críticos. El certificado previo no se puede emitir de forma fiable después de la obra, y una convocatoria que exige solicitud previa al inicio de los trabajos no admite excepciones.

Durante y después de la obra

Documento	Quién lo emite
Factura completa, desglosada por partidas, a nombre del solicitante	Instalador
Justificante de pago trazable (transferencia, tarjeta o cheque nominativo)	Tu banco
Certificado de la instalación térmica	Empresa instaladora habilitada
Boletín eléctrico, si se modificó la instalación eléctrica	Instalador electricista autorizado
Certificado de manipulación de gases fluorados	Técnico que cargó el refrigerante
Ficha técnica del equipo instalado	Instalador o fabricante
Certificado de eficiencia energética posterior, registrado	Técnico competente
Informe de puesta en marcha con los parámetros configurados	Instalador
Fotografías del antes y el después, si la convocatoria las pide	Tú mismo

Qué debe decir la factura, exactamente

Es el documento que más expedientes tumba, y por detalles tontos. Comprueba que lleve:

Tu nombre y NIF completos, y que coincidan con el solicitante de la ayuda. Una factura a nombre del cónyuge que no solicitó la ayuda no vale.
Datos fiscales completos del instalador, con CIF y domicilio.
Número y fecha de factura.
Desglose por partidas, no una sola línea de “instalación de aerotermia”. Las convocatorias suelen exigir poder identificar el coste elegible.
Marca, modelo y potencia del equipo instalado.
Base imponible, tipo de IVA aplicado e importe del IVA por separado.
Forma de pago. Si dice “efectivo”, pierdes la deducción del IRPF.

Si algo de esto falta, pide una factura rectificativa antes de justificar. Es un trámite normal y el instalador está obligado a emitirla.

Quién tramita: tú o el instalador

Muchas instaladoras actúan como agente colaborador y presentan la solicitud por ti. Es cómodo y suele salir bien, pero conviene dejar claro por escrito:

Que se encargan ellos, en el propio presupuesto o en un anexo.
Qué documentos tienes que aportar tú y en qué plazo.
Quién responde si el expediente se presenta tarde o incompleto.
Si cobran por la gestión y cuánto.
Que te darán copia de todo lo presentado, con el justificante de registro de entrada.

Ese último punto no es un detalle: el justificante de presentación con fecha y número de registro es tu única prueba de que la solicitud entró en plazo.

Y aunque lo tramiten ellos, el certificado energético previo lo tienes que tener tú antes de que empiecen. Ningún agente colaborador puede arreglar eso después.

Cuánto tarda conseguir cada cosa

Para que puedas planificar, porque algunos documentos no son inmediatos:

Documento	Plazo habitual
Certificado energético (emisión)	2 – 7 días
Registro del certificado en la comunidad autónoma	1 – 4 semanas
Certificado de estar al corriente con Hacienda	Inmediato, con certificado digital
Nota simple del Registro de la Propiedad	1 – 3 días
Certificado de titularidad bancaria	Inmediato
Certificado de la instalación y boletín	1 – 3 semanas tras la obra

El cuello de botella es el registro del certificado energético, que puede tardar semanas. Si la convocatoria abre con plazo corto y por orden de llegada, ese registro es lo que te deja fuera. Empieza por ahí.

Preguntas frecuentes

¿Necesito certificado digital? En la práctica, sí. Casi todas las sedes electrónicas lo exigen para presentar y para obtener los certificados de estar al corriente. Si no lo tienes, sácalo antes: Cl@ve o certificado de la FNMT.

¿Vale una factura proforma o un presupuesto aceptado? Para solicitar, muchas convocatorias admiten el presupuesto. Para justificar y cobrar, hace falta factura definitiva y justificante de pago.

¿Puedo pagar parte en efectivo? Puedes, pero esa parte no cuenta ni para la subvención ni para la deducción del IRPF. Y hay límites legales al pago en efectivo entre particular y empresa. Paga todo por transferencia.

Me falta el certificado energético previo. ¿Hay alguna salida? Para la deducción del IRPF, difícilmente: es el documento que acredita el punto de partida. Para una subvención, depende de la convocatoria, y en algunos casos se admite otra forma de acreditar la situación anterior. Pregunta en el organismo gestor antes de dar por perdida la ayuda, pero no cuentes con ello.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar todo esto? Las convocatorias suelen exigir conservar la documentación varios años, y Hacienda puede revisar la deducción durante cuatro. Guarda la carpeta digital completa al menos cinco años, y haz una copia de seguridad.

Siguiente paso

El panorama de ayudas y el orden de los pasos: Subvenciones para aerotermia en 2026
La deducción fiscal en detalle: Deducción en el IRPF por instalar aerotermia
Si el expediente sale mal: Me han denegado la subvención: motivos y cómo recurrir
Y lo que debes exigir al instalador: Cómo elegir instalador de aerotermia: 10 preguntas